第一章 公文管理

一、理事长办公会议形成的决议、决定、指令等文件，由基金会有关部门拟稿，办公室负责任人审核，基金会负责人签字批准后下文执行。

二、办公会议形成的纪要、通知由办公室起草、审核，送基金会负责人签字后下文执行，如基金会负责人出差在外，可由基金会秘书长审核后签发。

三、凡涉及基金会有关制度、规定或人事、财务的文件，部门不得自行下发，应由部门负责人签字后，报请理事长办公会议或基金会办公会议研究同意，基金会负责人签字同意后以基金会名义下文执行。

四、未按以上规定程序签发的文件，以基金会名义下发的，由基金会办公室负责人承担责任；以部门名义下发的，由部门负责人承担责任。

第二章 印章管理

一、印章的种类

（一）公　章：基金会向主管机关登记的基金会印章、财务印章、基金会负责人印鉴。

（二）职位章：基金会负责人职衔的印章

（三）部门章：刻有基金会部门名称的印章

二、印章的使用与规定

（一）对基金会经营有重大关联的，涉及政策性问题或以基金会名义对外的行文或签署经济合同、法律文件，须经基金会负责人签字或授权委托人签字，盖基金会印章生效。

（二）对涉及基金会人事任免、奖惩，以基金会名义行文，由办公室按人事管理权限制度办理完规定程序后，盖基金会印章生效。

（三）对涉及基金会管理制度、规定的行文，按办公会议决定由办公室办理完成规定程序后，盖基金会印章生效。

（四）需以基金会名义发出的一般性联系信函、介绍信、由办公室负责人签字批准、盖基金会印章生效。

（五）各部门权责范围内以本部门名义下发的有关文件、对各企业、民间机构、个人的工作信函、通知等，由部门负责人批准签字，盖部门印章生效。

三、使用管理

（一）基金会所有印章必须确定专人负责管理。特别是基金会印章、财务专用章、职位章不允许委托他人代取代用，如遇特殊情况，应由基金会负责人指定专人临时代管。

（二）印章应放置在安全可靠的地方，以防被盗用，凡发生被盗用情况，由印章管理人负全部责任。

（三）印章管理者在盖章前须对所有需盖印的文书进行认真审阅，因审阅不严，未按规定程序办理而加盖印章的，由印章管理者负全部责任。

（四）用印需履行用印登记手续，填写详细的《用印登记表》，按规定程序核准审批后，监印人方可用印，未按规定办理登记手续的，由印章管理者负全部责任。

（五）因特殊情况需携带基金会印章、财务专用章外出办理公事时，须经基金会负责人授权批准，监印人方可携带外出。并登记起止时间、使用范围。

（六）严禁在空白介绍信中盖章，如有特殊情况需要空白介绍信开展业务运作，必须经基金会负责人签字同意，说明其主要用途，方可盖公章办理，并登记存档，未使用完的空白介绍信须退回办公室。

（七）各部门印章由部门负责人指定监印人员。

四、印章刻制及作废

（一）除基金会印章、财务章外，其他业务印章均由各使用部门负责人提出刻制、更改、作废等方案申请，交办公室审定。

（二）所有印章的刻制、更改、作废都必须由办公室建立档案，办完责任转移书面手续后，声明起用日期方为有效印章（凡违反此规定而产生的印章，均为无效印章）。

（三）印章出现丢失、损坏、被盗等现象，专管人员应立即向办公室递交说明原因的书面报告，同时行政部门根据情况办理废止和新制手续。

（四）印章交接办法

印章的交接应事先征得基金会负责人的同意，由其指定专人见证印章过程，交接双方及见证人必须在印章交接记录上签名。

第三章 办公管理

一、办公区域保持安静，不得喧哗打闹，工作时间不做与工作无关的事。

二、上班时间要注意仪容仪表，保持良好的精神状态，穿戴整齐，举止文雅，尊重同事，以诚待人。

三、爱护环境卫生，公共办公区域禁止吸烟，保持办公桌面整洁。每日员工自行清洁个人工作区域一次，每周大扫除一次。每个员工都有责任维护清洁、整齐、优雅的办公环境。

四、加强保密教育，树立保密意识。

五、每位员工在每天工作结束时，应自觉管理好各自工作区域内的办公设备，确保其电源处于关闭状态，最后下班的员工要检查关闭门窗水电。

六、严格考勤制度，不迟到、不早退，因工作外出须经部门负责人同意。

七、提倡节约、反对浪费。

八、电脑管理

（一）不得利用工作电脑下载无关资料数据及玩游戏。

（二）各部门电脑需专人负责管理，外部人员不得随意使用，若需使用，须经部门负责人及电脑专管人员同意。

九、电话使用

（一）禁止公话私用，造成通信不畅及非正常费用的，由相关责任人承担责任及费用。

（二）讲普通话，使用文明语言。

（三）工作电话应简捷、明确，减少通话时间，提高办事效率。对方需办理的事务，请当即作好记录并跟进办理；如需转达对方留言，须准确记下对方姓名、职务、单位及联系方式。

十、禁止携带危险品进入办公区域。

第四章 办公用品管理

一、办公用品分为消耗品和管理品:

（一）消耗品：原子笔、铅笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、复写纸、卷宗、信纸、夹子、钉书针等。

（二）管理品：剪刀、钉书器、钢笔、计算器、直尺、印泥、印台等。

二、办公用品分个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、铅笔、直尺、橡皮擦、练习簿等。“部门领用”为本部门共同使用用品，如钉书器、打孔机等。

三、办公用品由专人管理，根据单位办公用品常规用量，合理安排办公用品库存，建立出入库账目，做好收发登记，定期进行盘点并由行政、财务部门监督盘点。

四、领用办公用品时由使用人填写《物品领用单》，办公室审核发放。

五、办公用品管理人有责任对不合理的办公用品使用需求提出建议或意见，控制好办公用品的用量。

六、所有员工离职时，应将办公管理品一并交回办公室。

第五章 车辆管理

一、基金会所有车辆统一归属办公室管理。

二、车辆管理及使用

（一）办公室负责基金会车辆的维护、维修、保养及调度管理工作。由专人负责车辆驾驶、维护、保养，不得擅自将车辆借给他人驾驶，严禁无照人员驾驶。

（二）合理安排公务用车，充分利用好现有车辆，做到节省开支，提高效率，保障用车的需要。

（三）各部门使用工作用车要认真填写《用车登记表》，桂○车辆的使用由办公室负责人批准同意后出车。

（四）驾驶员应无条件服从分配，不准借故拖延或拒绝出车。

（五）出车在外或出车归还停放车辆时，一定要注意选择停放地点和位置，不能在禁止停车的路段停车。离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。

（六）驾驶员出车执行任务，遇特殊情况不能返回时，需立即通知办公室负责人，并说明不能按时返回的原因。

（七）下班后应将车辆停于指定的地点，不准公车私用。

（八）对工作勤奋、遵守制度、表现突出的贺驶员，可视具体情况给予嘉奖、记功、晋级等奖励；对工作怠慢、违反制度、违章发生事故的驾驶员，视具体情况给予警告、记过、降级直到除名处理。

三、车辆保养及维修

（一）车辆驾驶员负责其驾驶车辆的日常保养、检修和清洁卫生。

（二）车辆保养必须按照国家标准进行，新车保养必须按照车辆保养手册的规定进行。

（三）车辆安全状况要进行经常性检查，及时清除隐患。

（四）监督检查车辆零件的老化及磨损情况，发现问题及时处理，反之而造成其它事故者责任自负。

（五）车辆需要保养或维修时，由办公室负责人负责核实，若金额较大需由办公室报基金会负责人批准，驾驶员负责车辆修理监督。

（六）严禁任何人向维修厂家索要回扣，一经发现一律辞退。

（七）车辆出现故障需要维修时，须事先由驾驶者本人说明情况，并做好车辆维修的监督换件工作，修理结束检查无问题方可在维修记录上签字，换下的废旧零件带回鉴定。如不按以上程序操作者，均不给予报销，责任自负。

四、车辆加油管理

（一）根据实际使用量，统一购买“车辆固定加油卡”，统一发放车辆固定加油卡，每张卡固定于每辆车使用。

（二）任何人不准任意将车辆油箱的燃油抽出作为它用。

五、车辆罚款处理

（一）由于驾驶员责任造成车辆损坏或违反交通管理规定、证件不全等造成的罚款，由驾驶员自行承担。

（二）其它特殊原因视情节另作处理。

六、车辆保险

（一）车辆保险由基金会办公室统一办理。

（二）车辆发生交通事故后，驾驶员必须保护现场（如有人员受伤须先救伤员），并立即通知交通管理部门，协助交通管理部门勘察现场，及时（24小时内）向投保的保险公司报案（办公室协助处理）。办公室接到事故通知后，应立即向基金会领导汇报，并派员赶赴肇事地点。

七、车籍资料的管理

（一）基金会车辆的车籍资料由办公室统一管理。

（二）车辆使用的证件等随车保管，驾驶员更换时需办理交接手续。

（三）办公室备公务车备用钥匙，以便应急之用。

（四）办公室协助驾驶员按时办理车辆年审、保险及征收各种费用，如人为责任造成罚款等费用由相关责任人自行负责。

第六章  档案管理

一、归档范围

凡记述反映本会各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定，具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。

二、归档时间

（一）办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理立卷，移交档案室，并登记。  

（二）随机设备、仪器、技术文件材料，在设备、仪器开箱时及时归档，待登记后，再进行安装调试。　

（三）基建文件材料待工程竣工收后及时归档。

（四）会计档案隔年归档。

（五）会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。

三、收集整理要求

（一）按照归档范围及时、完整、准确收集本会工作中形成的各种文件材料。

（二）归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。

（三）卷内文件材料排列有序，保持文件间的有机联系。

（四）案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。

（五）卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

（六）卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。

（七）档案分类、组卷科学，便于保管和利用。

（八）应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。

四、档案统计

（一）要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，总结经验教训提供依据。

（二）要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。

（三）对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计。

（四）对本会档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。

（五）档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。

    五、档案保管

（一）对已存档的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。

（二）加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。

（三）加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。

（四）对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过领导批准，造具清册后进行销毁。

（五）对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。

六、档案保密

（一）不该说的机密，绝对不说。                               

（二）不该问的机密，绝对不问。                            

（三）不该记录的机密，绝对不记录。

（四）不得在公共场所传播与机密有关的事项。           

（五）不得在不保密的地方存放机密文件。

（六）不得随意向他人提供机密材料。

（七）严格执行查阅规定和各种管理制度。

（八）复印机密文件、资料，需征得主管领导同意并进行登记。

七、档案利用、复印

（一）凡本会各部室需查阅档案材料，应办理查阅登记手续，查阅机密档案需经主管档案领导签字同意后方可查阅。外单位查阅档案必须持所在单位介绍信，注明利用者身份和利用档案的目的、范围，经主管领导审批后方可查阅。

（二）档案查阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。 

八、档案的鉴定和销毁

（一）档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

（二）档案鉴定工作在本公司鉴定小组组长主持下，由档案室和有关人员组成鉴定小组。根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，重新进行审查，作出鉴定，提出销毁意见。

（三）经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由负责人提出意见，编造销毁清册，经本会领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。

（四）销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告我会领导，销毁清册列入档案保存。